VBAマクロで業務効率化に成功した事例を紹介

VBAマクロを利用して業務改善に成功したいくつかの事例を紹介します。
マクロを利用すればCSVファイルから必要なデータのみを取り出して加工したり、定型メールの作成と送信を自動化したり、大量のデータを一括転記することもできます。

自動化で業務効率化できるもの
・頻繁または繰り返し行われる作業
・定期的なメールの作成と送信
・外部ファイルから必要なデータを取り込み加工する
・大量データの転記作業
など

業種に関係なく、多くの企業ではWordやExcel、PowerPoint、OutlookなどOffice系ソフトが利用されていると思います。そのためマクロで業務効率化できるケースは少なくありません。

今回は情シスで働く自分が実際にVBAを利用して業務効率化に成功した事例を4つ紹介します。

CSVファイルの取り込みとデータ加工を自動化する
定期的に送信するメールの作成と管理を自動化する
メールアドレスからユーザー情報を取り出しリストを作成する
住所録の管理と検索機能をマクロで強化する
最後に

CSVファイルの取り込みとデータ加工を自動化する

現在自分が担当しているEラーニングは受講者の登録と管理、コンテンツ作成、公開前のテスト、コース公開から実施終了までの作業と対応に加え、各コースごとに受講状況やテスト結果、アンケートなどを集計して提出しなければなりません。(各コースごとに最大6ファイル作成します)
Eラーニングのシステムからは全データがCSV形式で一括出力されるため、その中から必要なデータのみを抽出して加工する必要があり、解答データにおいては設問ごとに分離されておらずHTMLのValue(値)がそのまま解答結果として出力されることから、より複雑なデータ変換が必要となります。
そこでVBAを使い、ファイル作成作業の全工程を自動化しました。

ExcelVBAでCSVファイルから任意のデータを高速に取り出す

ExcelVBAでCSVデータから任意のデータのみを取り出し、雛形のとおりにExcelファイル出力するマクロ作成テクニックを紹介します。一次元配列、二次元配列、連想配列それぞれの利点を生かし使い分けることで処理の高速化を実現しています。

定期的に送信するメールの作成と管理を自動化する

あるプロジェクトにおいて開始から完了までに送信する定型メールは10件以上あり、かつ業務の進行状況に応じて送信するタイミングや内容が決まっていることから、初期設定シートに必要な情報をあらかじめ入力しておくことでメール作成を自動化し、同時に送信タスクを管理できるようにしました。

ExcelVBAでメールの作成と管理を自動化する

ExcelVBAでメールの自動作成と管理ができるマクロを作ったので紹介します。初期設定シートに基本情報を入力することで、用意した雛形の内容どおりにメールが自動作成され、送信日時やタスクを管理できます。

メールアドレスからユーザー情報を取り出しリストを作成する

提供されたメールアドレスから社内データベースの社員番号、氏名、所属、連絡先などのデータを抽出し一括転記するアドインをExcelに組み込みました。
これにより、ボタン1つで該当者リストを作成できるようになりました。

住所録の管理と検索機能をマクロで強化する

社内データベースに足りない部分を補う目的で使用されている住所録管理台帳について、常にデータベースから最新の情報を取得し、変更があった場合は警告するとともに変更内容の一覧を表示するマクロを作成しました。
また、変更内容はボタン1つで一括反映することが可能で、さらにデータベースにはない高度な検索機能を追加しました。

最後に

自分の所属は情シス(社内SE)のため、開発部門とは仕事内容も環境も全く違います。プログラミングなんて必要ありません。しかし、Office系ソフトをより多く使う事務系の仕事だからこそVBAが役に立つことを強く実感しました。同時に今の会社では業務改善提案を気軽に出すことができ、柔軟に受け入れてもらえることも知りました。
こうなるともう止まりません！　やりたいことは全てやり切って燃え尽きる覚悟です！！

今回はVBAで業務効率化に成功した事例を4つ紹介しましたが、これは小手先の技術にすぎません。
次回からはDX推進を掲げるIT企業らしくRPAツールやAIの活用について紹介します。